Procedura za povrat putnih troškova

Nova procedura za povrat putnih troškova (na snazi od 12.6.2018.)

Od 12.6.2018. na snazi je niže opisana procedura za povrat putnih troškova odlazim stipendistima programa CEEPUS koja se primjenjuje za sve odlazne mobilnosti koje su započele nakon 12.6.2018. (uključujući i 12.6.2018.).

 

Studenti i doktorandi imaju pravo na povrat putnih troškova najviše za jednu ostvarenu mobilnost, a nastavno osoblje najviše za dvije ostvarene mobilnosti tijekom jedne akademske godine. U okviru jedne mobilnosti stipendist ima pravo na povrat putnih troškova za jedno povratno putovanje, prema niže navedenim uvjetima.

 

Obračun putnih troškova temelji se na paušalnim iznosima, podijeljenima u 6 razreda:

 

Udaljenost 
(u jednom smjeru):

Iznos
(za povratno putovanje):

do 200 km

300,00 kn

između 200 i 299 km

500,00 kn

između 300 i 499 km 

750,00 kn

između 500 i 549 km

1.100,00 kn

između 550 i 699 km

1.500,00 kn

700 i više km

1.800,00 kn

 

Udaljenost se odnosi na zračnu udaljenost između matične ustanove stipendista i ustanove primateljice te se izračunava pomoću online kalkulatora udaljenosti (Distance calculator): https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_en.

 

Zahtjev za povrat putnih troškova podnosi matično visoko učilište za svoje odlazne stipendiste, po završetku njihove mobilnosti. Zahtjev se podnosi na službenom memorandumu visokog učilišta/odsjeka te biti ovjeren potpisom osobe koja podnosi zahtjev i pečatom ustanove te treba sadržavati ime i prezime stipendiste, razdoblje i mjesto održavanja mobilnosti te projektni broj.

 

Uz spomenuti zahtjev, stipendist je dužan dokazati da je mobilnost ostvarena, ispunjavanjem dokumenata Mobility Report (izvješće s mobilnosti) i Letter of Confirmation (potvrda o ostvarenoj mobilnosti) u online sustavu CEEPUS-a (www.ceepus.info). Stipendisti ispunjavaju navedena izvješća, potom ih ispisuju i daju na potpis i ovjeru ustanovi primateljici te ih potom ponovno, ispunjene i ovjerene, učitavaju u CEEPUS sustav. Navedeni  dokumenti u trenutku podnošenja zahtjeva za povrat trebaju biti vidljivi u CEEPUS sustavu.

 

Rok za podnošenje zahtjeva za povrat putnih troškova jest najkasnije 45 kalendarskih dana od završetka mobilnostiRok za donošenje odluke (odobrenje ili odbijanje zahtjeva) jest 30 kalendarskih dana od primitka zahtjeva. U slučaju da NCO-HR od podnositelja zahtjeva traži nadopunu dokumentacije, rok za donošenje odluke produljuje se sukladno broju dana potrebnih za dostavu dodatne dokumentacije. 

 

Zahtjev se podnosi na adresu:

Agencija za mobilnost i programe EU

Frankopanska 26, 10000 Zagreb,

uz naznaku: za Nacionalni ured za CEEPUS

 

Popis potrebne dokumentacije za ostvarivanje prava na povrat putnih troškova:

  • zahtjev na memorandumu matičnog visokog učilišta/odsjeka, ovjeren potpisom nadležne osobe i pečatom ustanove/odsjeka (dostavlja se poštom na adresu Agencije prema gore navedenim uputama);
  • valjano ispunjen te ovjeren Mobility Reportu CEEPUS sustavu za sve stipendiste za koje se podnosi zahtjev (Mobility Report nije potrebno printati);
  • valjano ispunjen te ovjeren Letter of Confirmation u CEEPUS sustavu za sve stipendiste za koje se podnosi zahtjev (Letter of Confirmation nije potrebno printati).

 

NAPOMENA:  Stipendisti su, prije odlaska na put, o planiranom putovanju dužni obavijestiti nadležnu službu za računovodstvo i financijske poslove matičnog visokog učilišta, kako bi provjerili je li, sukladno propisima samoga visokog učilišta, potrebno izraditi putni nalog prije odlaska na mobilnost u svrhu kasnijeg podnošenja zahtjeva za povrat putnih troškova Nacionalnom uredu za CEEPUS.

 

Mobilnosti započete prije 12.6.2018.: povrat putnih troškova za sve mobilnosti koje su započele prije 12.6.2018. vršit će se temeljem stare, niže navedene procedure ( Procedura za povrat putnih troškova do 12.6.2018.).

 

Procedura za povrat putnih troškova (do 12.6.2018.)

Studenti i doktorandi imaju pravo na povrat putnih troškova najviše za jednu ostvarenu mobilnost, a nastavno osoblje najviše za dvije ostvarene mobilnosti tijekom jedne akademske godine. U okviru jedne mobilnosti stipendist ima pravo na povrat putnih troškova za jedno putovanje: polazak od matične zemlje do odredišta mobilnosti te povratak u matičnu zemlju. Bez obzira na vrstu prijevoza povrat putnih troškova vrši se do najvećeg iznosa od 2.000,00 HRK po stipendistu uz niže navedene uvjete.

 

Stipendist je dužan dostavljenom dokumentacijom dokazati da su putovanje i mobilnost ostvareni. Datumi na priloženoj putnoj dokumentaciji moraju odgovarati datumu početka, odnosno završetka mobilnosti, uz dozvoljena odstupanja od 5 dana prije datuma početka, odnosno 5 dana nakon datuma završetka mobilnosti navedenih u Letter of Confirmationu.

 

Rok za podnošenje zahtjeva za povrat putnih troškova jest najkasnije 45 kalendarskih dana od završetka mobilnosti. Rok za donošenje odluke (odobrenje ili odbijanje zahtjeva) jest 60 kalendarskih dana od primitka zahtjeva. U slučaju da NCO-HR od podnositelja zahtjeva traži nadopunu dokumentacije, rok za donošenje odluke produljuje se sukladno broju dana potrebnih za dostavu dodatne dokumentacije. 

 

Zahtjev se podnosi na adresu:

 

Agencija za mobilnost i programe EU

Frankopanska 26, 10000 Zagreb,

uz naznaku: za Nacionalni ured za CEEPUS.

 

NAPOMENA:  Stipendisti su, prije odlaska na put, o planiranom putovanju dužni obavijestiti nadležnu službu za računovodstvo i financijske poslove matičnog visokog učilišta, kako bi provjerili je li, sukladno propisima samoga visokog učilišta, potrebno izraditi putni nalog prije odlaska na mobilnost u svrhu kasnijeg podnošenja zahtjeva za povrat putnih troškova Nacionalnom uredu za CEEPUS.

 

Potrebna dokumentacija: 

 

  • zahtjev koji se podnosi na memorandumu matičnog visokog učilišta/odsjeka te ovjerava potpisom nadležne osobe i pečatom ustanove/odsjeka
  • putna dokumentacija (vidi niže) 
  • pismo potvrde (Letter of Confirmation) za svakog stipendista za kojeg se traži povrat putnih troškova
  • ispunjen Mobility Report u CEEPUS sustavu za sve stipendiste za koje se podnosi zahtjev (Mobility Report nije potrebno printati).

 

a) JAVNI PRIJEVOZ

Za putovanje je moguće koristiti autobus i vlak (2. razred za studente i doktorande te 1. razred za profesore) te avion, uz niže navedene uvjete.

Povrat pune cijene prijevoza avionom odobrava samo u slučaju da je cijena avionske karte jednaka ili do 200,00 HRK viša od cijene prijevoza vlakom drugog razreda, što se dokazuje prilaganjem predračuna za povratnu kartu vlaka (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore)  ili autobusa.

Prijevoz avionom također se odobrava za nastavno osoblje u slučaju da putovanje javnim prijevozom traje više od 10 sati, što se dokazuje predračunom za kartu vlaka ili autobusa iz kojega su vidljivi vrijeme polaska iz matične zemlje te dolaska na odredište mobilnosti. U tom slučaju, vrši se povrat pune cijene povratne avionske karte, do maksimalnog iznosa od 2.000,00 HRK.

U svim drugim slučajevima se za prijevoz avionom isplaćuje naknada u iznosu povratne karte vlaka (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore) ili autobusa.

 

Putna dokumentacija koja se prilaže uz zahtjev: originalne putne karte i/ili račun za karte, ukrcajne propusnice u slučaju prijevoza avionom te predračun za povratne karte vlaka ili autobusa u svrhu usporedbe cijena.

 

b) PRIJEVOZ OSOBNIM AUTOMOBILOM

Povrat pune cijene prijevoza osobnim automobilom odobrava se u slučaju kada je ukupan trošak prijevoza automobilom za sve stipendiste koji putuju automobilom manji od ukupnog troška prijevoza vlakom (2. razred za studente i dotkorande te 1. razred za profesore) ili autobusom, što se dokazuje prilaganjem predračuna za povratnu kartu vlaka (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore)  ili autobusa. Puna cijena prijevoza osobnim automobilom podrazumijeva naknadu od 2,00 HRK po kilometru.

U svim drugim slučajevima se za prijevoz automobilom isplaćuje naknada u iznosu povratne karte vlaka (2. razred za studente i doktorande te 1. razred za profesore) ili autobusa.

 

Putna dokumentacija koja se prilaže uz zahtjev: originalni računi za cestarine, tunelarine, vinjete i slično, ispis rute s Via Michelin ili nekog drugog planera putovanja te predračun za povratne karte vlaka ili autobusa u svrhu usporedbe cijena.

 

c) PUTNI TROŠKOVI ZA GRUPNE MOBILNOSTI (LJETNE I ZIMSKE ŠKOLE)

U slučaju planirane grupne mobilnosti lokalni CEEPUS koordinator dužan je najkasnije 30 dana prije putovanja pisanim putem obavijestiti NCO-HR o namjeri podnošenja zahtjeva za povrat putnih troškova. NCO-HR će na osnovu raspoloživih proračunskih sredstava i dostavljene dokumentacije (ponuda i predračuna) donijeti odluku o prihvaćanju ili odbijanju zahtjeva za povrat putnih troškova. Za grupne mobilnosti moguće je odobravanje povrata troškova prijevoza stipendista vlakom (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore) ili autobusom, kao i povrata troška autobusa, mini-busa, kombija ili prijevoza osobnim automobilima (vidi točku b)) ako navedeno predstavlja uštedu novčanih sredstava u odnosu na ukupnu cijenu prijevoza svih stipendista vlakom (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore) ili autobusom.

 

Putna dokumentacija koja se prilaže uz zahtjev: originalni računi za najam prijevoznog sredstva i ostale troškove puta (cestarine, tunelarine i slično). U slučaju korištenja osobnih automobila ili javnog prijevoza vlakom (2. razred za studente i doktorande, te 1. razred za profesore) ili autobusom prilaže se ista dokumentacija koja je navedena za ovu kategoriju prijevoza kod individualnih mobilnosti (vidi točku a)).