Postupanje za korisnike programa Erasmus+ i Europske snage solidarnosti u slučaju više sile u kontekstu izbijanja koronavirusa

Često postavljana pitanja

 

Primjena instituta više sile – neophodni administrativni koraci

 

Viša sila pravni je institut opisan u Općim uvjetima Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za korisnike programa Erasmus+ i Europske snage solidarnosti.

 

(Stranka suočena s višom silom mora bez odlaganja dostaviti službenu obavijest drugoj stranci o prirodi, vjerojatnom trajanju i mogućim posljedicama više sile. Stranke moraju poduzeti potrebne mjere kako bi ograničile štetu zbog više sile. Moraju poduzeti sve što je u njihovoj moći kako bi što prije nastavile s provedbom aktivnosti. Ne smatra se da stranka suočena s višom silom krši svoje obveze iz Sporazuma ako je u ispunjavanju tih obveza sprječava viša sila.)

 

  1. Informaciju o nastaloj izvanrednoj situaciji koja potencijalno spada pod višu silu javite putem elektroničke pošte svom projektnom savjetniku koji će Vas povratno izvijestiti o odluci Agencije o priznavanju više sile te o daljnjim uputama za postupanje.
  2. Ako postoje troškovi nastali prije otkazane mobilnosti (npr. trošak aviokarte) ili tijekom prekinute mobilnosti (npr. unaprijed plaćeni najam stana) potrebno je zatražiti refundaciju. Molimo čuvajte svu korespondenciju o pokušaju ostvarivanja refundacije u projektnoj dokumentaciji! Takvu je korespondenciju potrebno imati u slučaju dodatnih provjera u fazi završnoga izvješća, no ne dostavlja se Agenciji unaprijed.
  3. Nakon potvrde slučaja više sile od strane Agencije, uputite Agenciji službeno očitovanje u obliku izjave o razlozima prekida mobilnosti, kao i svu popratnu dokumentaciju (računi, dokazi plaćanja, dokaz o pokušaju refundacije nastalog troška).
  4. Ako ste sklopili ugovor sa sudionikom mobilnosti, napravite raskid ugovora sa sudionikom zbog više sile.
  5. Ako je mobilnost djelomično održana, u alatu Mobility Tool+ ažurirajte trajanje prema datumima u Statement of Host Organisation. U slučaju da mobilnost nije održana, unesite trajanje od jednog dana. U oba slučaja upišite YES u polje ''Force Majeure?'' te navedite razlog više sile u polje ''Force Majeure Explanations''.
  6. Prilikom predaje završnog izvješća dostavite sve račune nastale za otkazane ili prekinute mobilnosti radi više sile za koje niste mogli ostvariti refundaciju. Ako na samom računu nije navedena potvrda o plaćanju, molimo dostaviti dodatno potvrdu o plaćanju u obliku izvoda. Također obvezno je dostaviti i službenu izjavu o nemogućnosti refundacije troškova ovjerenu od strane zakonskog predstavnika vaše ustanove (dovoljna je jedna izjava po projektu u kojoj će biti navedeni svi slučajevi više sile za koje nije bilo moguće ostvariti refundaciju troška od strane dobavljača).

  7. Svaki slučaj više sile razmatrat će se pojedinačno.

     

    Upute o postupanju prijave i evidencije mobilnosti s višom silom:



    Upute za unos mobilnosti tretiranih kao viša sila u alatu Mobility Tool+

     

    Molimo slijedite upute Europske komisije pri unosu mobilnosti tretiranih kao viša sila u alatu Mobility Tool+:

     

    Erasmus+ KA1 i KA3

    Otkazane mobilnosti:

    • Unesite podatke o sudioniku i mobilnosti;
    • označite polje ''Force Majeure?'' kvačicom te obvezno navedite razlog više sile u polje ''Force Majeure Explanations'';
    • Unesite isti datum u „Start Date“ i „End Date“ => Trajanje = 1 dan;
    • aktiviranjem polja ''Force Majeure?'' omogućen je unos stvarnog troška u polja izračuna troškova puta i individualne potpore.

     

    Napomena: mobilnosti označene višom silom s istim datumom početka i kraja biti će isključene iz prikaza statističkih podataka.

     

    Prekinute mobilnosti / raniji povratak:

    • Unesite podatke o sudioniku i mobilnosti;
    • označite polje ''Force Majeure?'' kvačicom te obvezno navedite razlog više sile u polje ''Force Majeure Explanations'';
    • ako je mobilnost djelomično održana, u alatu Mobility Tool+ ažurirajte trajanje prema datumima iz izjave o sudjelovanju;
    • aktiviranjem polja ''Force Majeure?'' omogućen je unos stvarnog troška u polja izračuna troškova puta i individualne potpore.

     

    Detaljno pojašnjenje na poveznici: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?pageId=463703403

     

    Erasmus+ KA2

    Viša sila može se primijeniti u sljedećim budžetnim stavkama:

    • Transnacionalni projektni sastanci
    • Intelektualni rezultati
    • Događanja s multiplicirajućim učinkom

     

      • Za gore navedene budžetne stavke označite aktivnosti/detalje polja ''Force Majeure?'';
      • aktiviranjem polja ''Force Majeure?'' omogućen je unos stvarnog troška u polje „Total Grant“  (Trenutno još nije moguće. Biti će omogućeno uskoro u ažuriranoj verziji alata).

     

    • Aktivnosti učenja, podučavanja i osposobljavanja
      • Molimo slijedite upute za evidenciju KA1 mobilnosti opisane u tekstu pod Erasmus+ KA1 i KA3.

     

     

    Europske snage solidarnosti:

    Detaljno pojašnjenje s prikazanim snimkama zaslona na linku: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?pageId=397056540#ESCMT+AddParticipation-%22Forcemajeure%22drop-down.Force

 

Često postavljana pitanja

 

1. Unijeli smo djelomično održane i otkazane/odgođene mobilnosti u alat Mobility Tool+ prema uputama te su sudionicima pristigli zahtjevi za popunjavanjem izvješća sudionika (Participant reports). Moraju li sudionici ova izvješća popunjavati ako se mobilnost nije održala?

 

Izvješća sudionika u slučaju otkazane mobilnosti nije potrebno popunjavati.

 

Agencija prati razvoj situacije, odnosno daljnje smjernice Europske komisije i nadležnih tehničkih službi za postupanje u navedenom slučaju te će svi Korisnici biti obaviješteni ako bude potrebe za nekim dodatnim koracima/izmjenama u alatu Mobility Tool+ vezano za izvješća sudionika kod kojih je označeno polje „Force Majeure?“ i navedeno obrazloženje vezano za otkazivanje/odgodu mobilnosti.

KA1 MLADI

2. Željeli bismo aktivnost pomaknuti s kolovoza za prosinac. Je li to u redu obzirom na preporuku da aktivnosti odgodimo za jesen?

Preporuka jest da se aktivnosti odgode za jesen, no, u ovom trenutku nitko sa sigurnošću ne može reći što je najbolje. Ako je moguće, preporučamo aktivnost održati i tijekom ljeta jer je trenutna situacija optimalna. Ukoliko se situacija ponovi, troškovi više sile bit će priznati. Dakle, obje odluke su prihvatljive.

3. Što ako se u dva dana prije aktivnosti promijeni situacija?


Aktivnosti se provode kako je planirano no, ako se dogodi situacija u danom trenutku da je nemoguće održati aktivnost, aktivnost je moguće otkazati slijedom više sile te se priznaju nastali troškovi.

 

4. Što je s okupljanjima koja su veća od 40 osoba?

 

Nacionalni stožer nastavio je s ublažavanjem mjera, stoga, svakako preporučamo praćenje uputa i smjernica: https://www.hzjz.hr/sluzba-epidemiologija-zarazne-bolesti/koronavirus-najnovije-preporuke/

 

5. Planirali smo provedbu projekata u  kolovozu. Što ako se, primjerice, dogodi da su granice zemlje iz koje dolazi partnerska organizacija zatvorene i zbog toga sudionici nisu u mogućnosti sudjelovati?

 

Svaku promjenu treba javiti Agenciji na vrijeme. Primjerice, ako iz realnih razloga sudionik ne može doći, moguće je priznavanje više sile te priznavanje troškova koji su nastali do toga trenutka. No, napominjemo, svakom slučaju pristupa se pojedinačno te je važno obavijestiti Agenciju unaprijed o mogućim promjenama u projektu.

 

6. Pomaknuli smo datume početka i dogovoru s partnerima odlučili smo se za jesen. No, imamo li upute za mjere vezano uz logistiku smještaja?

 

Predlažemo vam da redovito pratite najnovije informacije i preporuke nadležnih službi o situaciji s koronavirusom na mrežnim stranicama Stožer civilne zaštite RH i hr. Najnovije epidemiološke mjere možete pratiti na mrežnoj stranici Hrvatskog zavoda za javno zdravstvo.

 

7. Aktivnost Razmjena smo trebali održati u svibnju, no odgodili smo je za kraj rujna. Kroz kontakt s našim mladima koji su trebali sudjelovati smo uvidjeli da još uvijek postoji veliki strah od putovanja.

 

Naravno da se trebate organizirati kako mladi žele, jedino što možemo sugerirati obzirom na ovu situaciju jest da je fleksibilnost zamjene sudionika moguća ukoliko zbog situacije nije moguće okupiti već planirane sudionike.

 

8. Što je s promjenama datuma aktivnosti i produljenjem projekata zbog epidemiološke situacije?

 

Bilo da je riječ o promjeni datuma aktivnosti ili trajanja projekta, planirane promjene svakako javite programskom djelatniku ili na mladi@mobilnost.hr. Ukoliko je riječ o promjeni trajanja projekta (promjeni datuma početka/završetka projekta) bit će potrebno podnijeti zahtjev za dodatkom Sporazuma, navodeći razloge traženja novih datuma početka/završetka projekta i željene datume. Zahtjev za promjenom potpisuje važeći zakonski zastupnik organizacije/ustanove.

 

9. Unaprijed planirani posjet smo planirali za lipanj, no, ako ga održimo online hoćemo li moći podmiriti nastale troškove?

 

Za APV vam se odobravaju troškovi samo za hranu i smještaj. Ako je on održan online onda ne postoji okidač za pravdanje troškova koji nisu ni nastali. APV, dakle, možete održati online, ali u završnom izvješću nećete za njega zatražiti sredstva.

 

KA2 MLADI

 

10. Trenutno provodimo online konzultacije, a transnacionalni sastanci su trebali biti u Beču. Hoće li biti moguće promijeniti lokaciju sastanka?

 

Nema problema, treba samo poslati email agencijskoj kontakt osobi s objašnjenjem i informacijom gdje je planirana nova lokacija sastanka.

 

11. Uspjeli smo dobiti putne vaučere, ali ako ih ne budemo u mogućnosti zamijeniti onda opet imamo trošak sastanka koji nismo organizirali. Što tada?

 

Primjerice, ako vaučer nije iskorišten, postoji mogućnost traženja refundacije. Svakako pokušajte zatražiti povrat aviokompanije/prijevoznika.

 

12. Obaviješteni smo o mogućnostima za produljenje projekta u kontekstu pandemije i odlučili smo se u skladu s njima projekt i produljiti. U projektu je planirana mobilnost sudionika koju su nedavno završili školovanje (recent graduates) koji mogu sudjelovati u projektu u roku od 12 mjeseci od završetka njihovog školovanja. S obzirom na produljenje projekta, a prema ovome pravilu oni nam više ne bi bili prihvatljivi sudionici u projektu. Molimo vas uputu za postupanje.

 

Europska komisija odobrila je za odgođene mobilnosti sudionika koju su nedavno završili školovanje (recent graduates) produljenje perioda u kojem mogu sudjelovati u projektima u kojima su izabrani kao sudionici s 12 na 18 mjeseci. Sukladno navedenome, možete planirati njihovo sudjelovanje.

13. Volonteri/zaposlenici/stažisti u okviru programa Europske snage solidarnosti završili su ili završavaju svoju aktivnost i ne mogu se vratiti u svoju matičnu zemlju. Vrijedi li im u tom slučaju osiguranje? Kako je regulirano osiguranje u zemlji aktivnosti / matičnoj zemlji sudionika u slučaju prekinutih aktivnosti?

 

Sudionicima Europskih snaga solidarnosti osiguranje je pokriveno u zemlji održavanja aktivnosti za vrijeme trajanja mobilnosti te tijekom 2 dodatna mjeseca. U slučaju potrebe i ako ugovoreno trajanje aktivnosti ne prelazi 12 mjeseci, trajanje aktivnosti i razdoblja osiguranja može se produžiti.

 

Ako se cijeli projekt (a ne pojedina aktivnost unutar projekta) završi, prekine ili otkaže, osiguranje će biti prekinuto.

 

Ako se pojedine aktivnosti unutar projekta prekinu, moguće su opcije:

 

a) Sudionici se vraćaju u svoje matične zemlje

Sudionici i dalje imaju osiguranje u svojoj matičnoj zemlji tijekom planiranog razdoblja aktivnosti te tijekom 2 dodatna mjeseca. Ako im osiguranje nije potrebno u matičnoj zemlji, ono se može obustaviti.

b) Sudionici se ne mogu vratiti u svoje matične zemlje

Sudionicima Europskih snaga solidarnosti osiguranje je pokriveno u zemlji održavanja aktivnosti za vrijeme trajanja mobilnosti te tijekom 2 dodatna mjeseca.

Europska komisija će možda omogućiti produženje osiguranja za one sudionike koji se ne mogu vratiti u svoje matične zemlje, a čije maksimalno trajanje osiguranja istječe (koji su iskoristili svih 12 + 2 dodatna mjeseca osiguranja).

14. Ako je volonter sudjelovao u projektu više od 3 mjeseca, ali je projekt prekinut zbog pandemije koronarvirusa COVID-19, može li sudjelovati u drugim volonterskim projektima?

Volonterski projekti u okviru Europskih snaga solidarnosti dijele se na invididualno volontiranje (do 12 mjeseci) i volonterske timove (do 2 mjeseca). U projektu individualnog volontiranja u pravilu je moguće sudjelovati samo jednom, dok se projektima volonterskih timova može sudjelovati više puta.

Načelo više sile primjenjivo je i na mogućnost sudjelovanja u više od jednog projekta individualnog volontiranja, no samo ako je prekid projekta izravno i isključivo povezan s pandemijom COVID-19. U tom slučaju volonter koji je u projektu sudjelovao više od 3 mjeseca imati pravo sudjelovati u drugom projektu u okviru individualnog volontiranja, no ukupno vrijeme individualno volontiranja ne smije biti duže od 12 mjeseci.

Neovisno o pandemiji COVID-19, volonteri nakon projekta individualnog volontiranja mogu sudjelovati u neograničenom broju projekata volonterskih timova.

 

15. Mogu li se tijekom projekta mijenjati aktivnosti volontera kako bi se prilagodile pružanju pomoći potrebitima u kontekstu pandermija koronavirusa?

Projekti mogu prilagoditi svoje aktivnosti nakon savjetovanja s Agencijom za mobilnost, ako su aktivnosti u skladu s odredbama Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava i ako je pri provedbi aktivnosti osigurano pridržavanje preporuka Hrvatskog zavoda za javno zdravstvo ili Stožera civilne zaštite RH.

16. S obzirom na ograničenja u prekograničnim mobilnostima, je li moguće mijenjati sastav volonterskih timova u okviru programa Europske snage solidarnosti i omjera domaćih i stranih volontera?

 

Prema Vodiču za program ESS, barem četvrtina sudionika volonterskih timova trebala bi zakonito boraviti u zemlji koja nije zemlja u kojoj se aktivnost provodi. Međutim, s obzirom na ograničenja u prekograničnim mobilnostima uslijed pandemije, moguće je zatražiti drugačiji omjer ili da u projektu volonterskih timova ne sudjeluju volonteri iz stranih zemalja, a međunarodnu dimenziju, ako je primjenjivo, moguće je ostvariti putem limitirane fizičke mobilnosti ili virtualnih aktivnosti.  

 

17. Jedna od partnerskih organizacija ne može fizički sudjelovati na aktivnosti, je li moguće kombiniranje fizičke i virtualne mobilnosti (hibridna mobilnost) na način da dio skupina iz partnerskih organizacija budu izravno uključene u aktivnost dolaskom u Hrvatsku, a ostali budu virtualno uključeni u radionice?

 

S obzirom na različite situacije u europskim zemljama zbog pandemije COVID-19 koje utječu na putovanje i prelaske granica moguće je održavanje „hibridnih“ aktivnosti u odobrenim projektima.

Hibridna aktivnost podrazumijeva da dio sudionika sudjeluje fizički na aktivnosti, a dio virtualno. Time dio sudionika koji može putovati u zemlju u kojoj se održava aktivnost dolazi na aktivnost, a sudionici koji ne mogu putovati sudjeluju virtualno na aktivnosti. Za sudionike koji dolaze fizički na aktivnost priznaju se puni paušali u skladu s odobrenim u projektnoj prijavi dok za sudionike koji sudjeluju virtualno priznaje se potpora za virtualno sudjelovanje u skladu s potpisanim Dodatkom sporazumu za virtualne mobilnosti uslijed pandemije COVID-19. Ponavljamo, za virtualno sudjelovanje troškovi putovanja nisu prihvatljivi dok se potpora za organizaciju umanjuje. Financijska pravila i dokazna dokumentacija koja se primjenjuje za virtualne sudionike u hibridnim aktivnostima sadržana su u Dodatku sporazuma za virtualne mobilnosti uslijed pandemije COVID19 (Adendum) te pripadajućim uputama.

 

U slučaju da se odlučite za održavanje hibridnih aktivnosti molimo da se unaprijed javite djelatniku zaduženom za praćenje vašeg projekta.

Također, u slučaju organiziranja hibridnih aktivnosti potrebno je prilagoditi aktivnosti kako bi svi sudionici (i oni koji sudjeluju virtualno i oni koji sudjeluju fizički) mogli sudjelovati u svim radionicama/aktivnostima.


18. Kako je pandemija koronavirusa utjecala na sudionike mobilnosti i visoka učilišta?


Europska komisija provela je dva istraživanja u svrhu prikupljanja mišljenja sudionika mobilnosti i visokih učilišta o tome kako je epidemija koronavirusa utjecala na uobičajeni tijek njihovih projekata i aktivnosti.

Rezultati istraživanja Europske sveučilišne inicijative (na engleskom) su pokazali kako je krizna situacija izazvana koronavirusom ukazala na hitnu potrebu dublje suradnje institucija u području visokog obrazovanja, istraživanja i inovacija.

Rezultati istraživanja sudionika mobilnosti u programima Erasmus+ i Europske snage solidarnosti (na engleskom) pokazali su da se zbog situacije s Covidom 19 više od 80.000 sudionika mobilnosti vratilo kući, dok ih je 27.000 ostalo u inozemstvu.

 

19. Prije putovanja koje nismo ostvarili u području pogođenom koronavirusom morali smo platiti smještaj. Nismo uspjeli ostvariti refundaciju spomenutog troška. Hoće li trošak unaprijed plaćenog smještaja biti refundiran od strane AMPEU?

 

Sačuvajte dokaz o pokušaju refundacije nastalog troška te račune za smještaj. AMPEU će ustanoviti iznos troška za smještaj na temelju računa te će kroz trošak individualne potpore pokušati nadoknaditi iznos približan stvarnom nastalom trošku u fazi analize završnog izvješća.

 

20. Kupili smo avionsku kartu za putovanje u Portugal s povezanim letom preko Venecije. Možemo li otkazati putovanje i zatražiti refundaciju troška karte temeljem više sile?

 

Ako niste uspjeli promijeniti rutu leta i ostvariti refundaciju troška, AMPEU će priznati paušalni iznos troškova puta za relaciju putovanja prema pravilima Erasmus+/ESC programa u fazi analize završnog izvješća.


21. U projektu su bile predviđene mobilnosti učenika i nastavnika u pratnji u Italiji u pokrajini zahvaćenoj koronavirusom. Mobilnosti su bile planirane od 16. do 29. 2. 2020. Zbog pojave virusa u Italiji, učenike smo ranije vratili kući: deveti dan od predviđenih 14. Molimo za upute o daljnjem postupanju.

 

Pokušajte tražiti refundaciju za dio nastalih troškova ako su u cijelosti plaćeni unaprijed, a nisu u cijelosti korišteni (npr. smještaj, prehrana). Nakon potvrde slučaja više sile od strane AMPEU, uputite AMPEU službeno očitovanje u obliku izjave o razlozima prekida mobilnosti, kao i svu popratnu dokumentaciju (računi, dokazi plaćanja, dokaz o pokušaju refundacije nastalog troška).

 

22. Prijavljujem KA1/ KA3 projekt na R3 2020. (rok za prijavu 1. listopada) i/ili KA2 projekt na dodatnom roku 2020. (rok za prijavu 29. listopada), mogu li pod stavkom Izvanredni troškovi zatražiti financiranje testiranja na SARS-CoV-2, uzročnika bolesti COVID-19 za sudionike?

 

Ako planirate sudjelovanje osoba iz zemalja za čije je državljane PCR pretraga nužan uvjet ulaska u Hrvatsku, troškove testiranja možete zatražiti kroz stavku Izvanredni troškovi, no napominjemo da je potrebno navesti što realnije cijene za svaku zemlju zasebno.

 

23. Priznaju li se troškovi nužnih Covid-19 testiranja i iz kojih je budžetnih stavaka moguće financirati iste? Priznaje li se razdoblje samoizolacije? Iz kojih je budžetnih stavaka moguće financirati razdoblje samoizolacije?

 

Za priznavanje troškova Covid-19 testiranja i razdoblja samoizolacije molimo konzultirajte uputu:



(Napomena: informacije na ovoj stranici redovito se ažuriraju. Ažurirano 14. listopada 2020.)

Pročitajte još:

Preporuke studentima i visokim učilištima u kontekstu pandemije koronavirusa

Najnovije informacije u kontekstu mjera protiv koronavirusa

datum objave: 06.10.2020.